Managementul timpului

Miercuri 06 Iunie 2012 09:06 PM

Pentru femeile ocupate - si cine nu este ocupata zilele astea?! - viata de zi cu zi este o negociere constanta intre lucrurile care trebuiesc sa fie facute si timpul disponibil pentru realizarea lor.

Ceea ce inseamna ca suntem mereu in cautare de shortcut-uri, solutii rapide, si strategii pentru a economisi timp, dar care de multe ori nu au rezultatul dorit.

Sfarsim prin a fi stresate, descurajate, cu senzatia ca timpul este cel care ne manageriaza, si nu noi il manageriem pe el.

Obiceiurile noastre ce consuma timp sunt mult mai complexe decat credem noi ca sunt. Studiile arata ca rezolvarea obiceiurilor ca amanarea sarcinilor sau intarzierile cronice, nu tine numai de aplicarea catorva trucuri din revista; este vorba de cunoasterea si adaptarea caracteristicilor personalitatii tale; iar pentru cei mai multi dintre noi, mentalitatea "just do it" nu este chiar cea mai potrivita metoda de a face schimbari.

Din moment ce obiceiurile sunt mai usor de pastrat, formeaza-ti o rutina din task-urile tale, pe care sa le faci in mod automat.

O problema mare: viata moderna nu este numai in plina miscare, mereu fara astampar, dar este presarata la tot pasul si cu distractii: Facebook, Twitter, mesajele text, o multitudine de canale de televiziune prin cablu, si altele - distractii ce scad capacitatea de concentrare pe celelalte task-uri.

Tentatiile nu au fost niciodata mai mari, mai virulente si mai usor de accesat. Daca Adam si Eva s-au luptat cu tentatia marului, imaginati-va ca in prezent, merele noastre sunt acoperite cu caramel, si "stropite" cu ciocolata, iar tentatia este pe masura.

In curand: cum sa te ocupi de managementul timpului, cum sa-ti identifici capcanele de timp in care te blochezi si care te trag in jos (nu este neobisnuit sa ai mai mult de una); cum sa-ti alegi instrumentele care-ti promit nu numai un remediu temporar, ci unul de lunga durata. 

Bonus: mult mai mult timp pentru tine.

 

1. Managementul timpului: amanarea sarcinilor

 

"Am tendinta sa aman lucrurile pe ultima suta de metri, si apoi devin stresata pentru ca depasesc deadline-ul, sau pentru ca aman lucrurile pe care doresc cu adevarat sa le fac. Numai cand ma uit la lista mea cu "TO DO-uri"  - cu sarcini de indeplinit - si obosesc."

DE CE AJUNGI IN ACEASTA SITUATIE? Tendinta de a amana munca pe ultimul minut este la fel de veche ca si munca in sine, parca ar face parte din natura umana. Amanam sarcinile deoarece suntem impulsivi, iar impulsul nostru major este acela de a obtine satisfactie imediata. Tot ceea ce este usor, distractiv si ofera o recompensa imediata - cum ar fi dormitul, privitul la TV,  sau un click pe linkul de pe youtube pentru a vedea ultimul filmulet amuzant - activeaza centrul placerii din creier. Este nevoie de un efort real, constient. Practic iti refuzi placerea instanta si accepti o satisfactie mai tarzie, dar mult mai profunda, care vine in urma finalizarii unei sarcini.

Combina impulsivitatea innascuta cu un mediu plin de gadget-uri, smartphone-uri, plus discount-urile de prin mall-uri, si aveti o configurare perfecta pentru amanarea sarcinilor.

"Aman toate lucrurile, mai putin cele legate de copii!" (Cristi, 39 de ani)

"Astept pana in ultimul moment pentru a termina o multime de proiecte - dar, in acelasi timp, imi place sa lucrez sub presiune - si da, reusesc sa termin totul la timp, chiar daca asta presupune sa lucrez pana foarte tarziu, cu o noapte inainte."

Studiile arata ca 95% dintre noi se incadreaza in aceasta parte a celor care amana sarcinile, cel putin ocazional. Chiar daca exista motivatie, putini dintre noi sunt cei care fac o treaba foarte buna cand isi amana treburile pentru al 12 lea ceas. Tot aceste studii au aratat ca de multe ori creativitatea scade la oamenii aflati sub presiune.

 

Cum rezolvam problema - managementul timpului? Poate fi mai usor decat sa apesi pe butonul on/off de pe electronice. Daca nu esti in situatii de urgenta, sau nu esti de servici, incearca sa-ti inchizi telefonul pentru o ora, doua sau trei - nu vei mai fi tentata sa iti verifici facebookul, sau sa tastezi mesaje. La fel, daca trebuie sa te concentrezi pe un proiect de la munca, inchide-ti mailul. Avand in vedere ca intr-un studiu mai multi angajati au avut o medie de 15 minute pentru a se putea concentra (iar) asupra muncii dupa fiecare intrerupere datorita mailurilor, si nu este neobisnuit sa-ti controlezi inboxul de 50 de ori pe zi, inseamna ca doar o ajustare in acest sens poate usor sa mareasca productivitatea cu 10% intr-un an.

O data ce tentatiile nu mai sunt la indemana, fa-ti obiectivele mult mai... atractive: mai greu de realizat, dar provocatoare; defalcheaza-le in mai multe etape specifice (cu termene limita auto-impuse); atentie aici la calitatile si valorile tale - pune-le in evidenta.
Din moment ce este mai usor sa-ti pastrezi obiceiurile decat sa renunti la ele, transforma obiectivele,  sarcinile tale zilnice in tabieturi/obiceiuri astfel incat sa devina automatisme.
Cand apare o anumita sarcina, pe care in mod obisnuit nu o avem de facut, ne trebuie o doza mai mare de vointa pentru a putea sa ne apucam de ea.
 

Tactica cel mai des intalnita pentru motivatia de a realiza obiective un pic mai dificile este bazata pe recompense. Dar, nu de fiecare data aceasta tactica merge. As propune mai degraba "asocierea cu impulsul" sau un mix intre ceea ce-ti place sa faci si ceea ce trebuie sa faci. Prin urmare, ofera-ti cadou un Caramel Macchiato de la Starbucks (daca-ti place, bineinteles!) ori de cate ori iti platesti facturile, sau  in acelasi timp cand faci curat in casa, asculta si muzica ta preferata.

La intrebarea de ce amana sarcinile, majoritatea oamenilor dau vina pe oboseala. Dar, vei fi mai putin obosit sau te vei simti mai rau daca vei intarzia?

Sa zicem ca este luni, si este 10 pm, inca ai rufe de spalat, si facturi de platit. Le amani pentru a doua zi. Adaugand doua task-uri in plus la ziua de marti care este deja full, va impinge alte sarcini pentru miercuri... si tot asa, sarcinile de indeplinit amanate se vor rostogoli cu efectul bulgarelui de zapada.

Insa, daca esti convinsa ca termenele limita te stimuleaza, propuneti un deadline propriu, cu cateva zile inainte de cel real, si scrie-l pe calendar cu rosu.

 

2. Managementul timpului. Capcana de timp: perfectionismul. Confruntarea cu perfectionismul

 

"Imi plac lucrurile facute intr-un anumit fel, motiv pentru care nu am incredere in nimeni altcineva sa le faca. Dar, din nefericire, nu am timpul necesar sa le fac pe toate singura si resimt totul ca pe un esec personal."

DE CE AJUNGI IN ACEASTA SITUATIE? Perfectiunea nu este decat un mit care are la baza o obsesie pentru control si o incapacitatea de a accepta altfel lucrurile. De fapt, sunt multi perfectionisti care locuiesc in case dezordonate, motiv pentru care se simt foarte rau.

In timp ce unii perfectionisti au probleme cu rezolvarea sarcinilor prin neputinta de a delega pe altcineva, altii se simt pur si simplu coplesiti de standarde pe care nu le pot indeplini.

Cum rezolvam problema - managementul timpului? Daca ai probleme de delegare, te sfatuiesc sa-ti pui urmatoarele intrebari care te vor ajuta sa te relaxezi, sa fii mai organizata si sa delegi:
 
1) Care este scopul meu aici?
2) De ce anume imi este teama?
3) Cum ar putea sa beneficieze oamenii din viata mea daca as reusi sa las aceasta sarcina pe seama altcuiva?
 
De exemplu, cand bodoganesti in timp ce esti in mijlocul altei sesiuni de pregatire a pranzului pentru cei mici, pentru scoala, si mai este si miezul noptii, gandeste-te care este scopul tau: sa impresionezi alte mamici cu talentul tau gastronomic, sau sa oferi copiilor ceva hranitor de care sa se bucure? Iti este  teama ca nu cumva invatatoarea sa observe ca le-ai dat copiilor sanwich-uri 3 zile la rand si sa-si faca o parere proasta despre tine ca mama? Si nu exista cumva posibilitatea ca sotului tau sa i se para distractiv daca s-ar ocupa el de pregatirea pranzului pentru copii,  si mai mult decat atat, sa se simta mai implicat in relatia cu copiii?
 
Rolul acestor intrebari este sa te faca sa realizezi daca asumptiile tale sunt reale sau nu; o data ce ai facut asta iti va fi mai usor sa renunti la ele; in plus vei fi recompensata cu placerea de a fi cea mai "destul de buna".
 
"Realitatea este ca nu le pot face pe toate singura. Incerc sa ma bucur, sa sarbatoresc toate victoriile de zi cu zi si sa ignor restul. Daca reusesc sa-l duc pe fiul meu la meciul de fotbal la timp, in uniforma, dupa ce a servit un mic dejun gustos si hranitor - e un Yey! pentru mine. De faptul ca pe uscator ma asteapta rufele uscate de 2 - 3 zile - imi voi face grija mai tarziu."
 
 
3. Managementul timpului. Capcana de timp: Intarzierea cronica
 
"Nu pot sa ajung la timp, niciodata: la job, intalniri, masa de pranz, cine, si lista poate continua. Este jenant! M-am saturat ca lumea sa creada despre mine ca sunt nepoliticoasa, lenesa, sau mai rau sa se  supere pe mine.
 
DE CE AJUNGI IN ACEASTA SITUATIE? Sunt atat de multe idei preconcepute despre intarziere! 
Iata cateva ipoteze false: oamenii care intarzie sunt considerati neatenti, egoisti, lenesi sau doresc mai multa atentie. De fapt, multi oameni care intarzie nu pot aproxima timpul corect, respectiv nu pot estima corect lucrurile. Psihologii denumesc asta "the planning fallacy" - eroare de estimare in planificare - si este parte a fiintei umane. 
 
"Noi avem o viziune idealizata despre cum merg lucrurile, si nu ne dam seama de cat timp avem nevoie pentru realizarea unor lucruri." (Ina C. 36 de ani)
Oamenii care intarzie cronic cad prada erorilor de estimare in planificare; apreciind gresit timpul de care au nevoie si pentru lucruri pe care le fac in mod regulat, cum ar fi pregatirea micului-dejun, sau drumul spre birou. Spune-i optimista, idealista sau nerealista, dar o persoana care obisnuieste sa ajunga tarziu la servici, si intr-o dimineata cu trafic mai lejer, prinzand toate semafoarele verzi, a reusit sa ajunga in 19 minute - ea presupune ca se poate baza pe acest traseu rapid in fiecare zi. Oamenii care obisnuiesc sa intarzie isi programeaza timpul in conformitate cu cel mai bun scenariu - dar, desigur, lumea nu functioneaza in felul acesta.
 
"Mereu, mereu, mereu, mereu intarziam" (Catalina, 35 de ani) "Cred ca din cauza ca uram sa ma trezesc dimineata. Nici nu mai stiu..." Si, bineinteles, cum iesea din casa, Catalina cea idealista isi lasa exact timpul necesar minim sa ajunga unde dorea numai daca totul mergea asa cum dorea ea. 
"Ajungeam la timp numai daca totul mergea la marele fix: daca nu era trafic, daca gaseam loc de parcare imediat...Si asta, s-a intamplat numai o singura data din sutele de dati, si chiar si atunci am alergat - literalmente - ca de obicei, ca sa ajung la intalnire, la timp. Este extrem de stresant."
Situatia Catalinei este un exemplu perfect de eroare de estimare in planificare. Stie ca va intarzia, dar se simte neputincioasa sa opreasca ciclul.
 
Cum rezolvam problema in managementul timpului? In primul rand, confrunta-ti gandirea magica, idealistica, optimista cu fapte reci si dure.
Petrece o saptamana si cronometreaza sarcinile zilnice. O data ce ti-ai dat seama cat dureaza sa faci un dus, sa imbraci copiii, sa hranesti catelul, poti sa-ti ajustezi programul. Planifica sa ajungi la orice intalnire cu 15 minute mai devreme. Asa ai toate sansele sa ajungi la timp; in cel mai rau scenariu, vei avea cateva minute in plus pentru a te relaxa, a bea un pahar cu apa sau timp sa-ti aranjezi parul. De obicei oamenii care intarzie considera timpul in care asteapta ca fiind pierdut. Dar daca ai o carte la tine sau telefonul mobil, poti sa fructifici acest timp liber. 
 
Foarte multi oameni cu probleme in managementul timpului nu au o viziune clara asupra felului in care se desfasoara o zi. Prin urmare, fa o lista cu toate sarcinile tale; scrie pentru fiecare sarcina ce timp doresti sa-i aloci.
Apoi vei putea spune daca nu cumva ti-ai planificat 30 de ore de activitati intr-o zi de 24 de ore.
 
In cazul in care crezi ca problema ta este incurabila - iata un pic de inspiratie:
"Acum 2 ani m-am angajat ca profesoara la un colegiu. Nu aveam voie sa intarzii -  nici macar 5 minute (pe care niciodata nici macar nu le consideram ca fiind "intarziere) ". Planificandu-si sa ajunga cu o jumatate de ora mai devreme, ea a reusit sa-si rezolve problema cu timpul - si si-a salvat jobul.
 
 
4. Managementul timpului. Capcana de timp: Invata sa spui NU
 
"Imi este imposibil sa spun nu, chiar si atunci cand am foarte multe de facut. Asa ca, de exemplu, sunt de acord sa iau racoritoare pentru fetele de la clubul de carte, chiar daca sunt deja stresata de faptul ca am acceptat sa fac voluntariat pentru un eveniment la scoala, iar la servici am mai luat un alt proiect."
 
DE CE AJUNGI IN ACEASTA SITUATIE? Din nou, este in natura omului sa fie optimist si sa cada prada erorilor de estimare in planificarea muncii. Oamenii care doresc sa fie placuti, de multe ori le este greu sa spuna nu, de teama sa nu piarda din atentia celorlalti, sau sa nu-i infurie pe altii, iar aceasta teama poate sa apara din cauza lipsei de incredere in sine. De multe ori, acesti oameni spun "Da!" cererilor din exterior pentru a dovedi cat de valorosi sunt.
De asemenea imposibilitatea de a spune "NU!" are legatura cu presupusele consecinte ale unui refuz. "Ce o sa creada X daca il refuz, oricat de politicoasa as fi? Sigur o sa se supere pe mine."
Motivul pentru care emiti anumite rationamente are legatura cu felul in care tu insati reactionezi in anumite imprejurari. Cu cat gestionezi mai greu respingerea atunci cand se indreapta catre tine, cu atat iti va fi mai greu sa refuzi pe cineva, la randul tau. Iti imaginezi ca acela caruia ii faci astazi un favor maine se va simti indatorat? Nu neaparat, dar este o forma uzuala de santaj emotional. Dificultatea de a formula un raspuns negativ provine din faimoasa teama de respingere.
 
Cum rezolvam problema in managementul timpului? Sa-ti "construiesti" muschii sa spuna "NU!" este mai usor decat credeai.
Primul pas este sa-ti intrerupi tendinta automata de a da din cap ca si accept si sa nu mai spui cuvantul "da" inainte sa stii daca poti sau daca vrei sa faci ce ti se cere. Castiga putin timp spunand " lasa-ma sa ma gandesc un pic la asta", apoi evalueaza-ti programul, care-ti sunt prioritatile si dorintele. Memoreaza cateva raspunsuri si apoi spune-le cu voce tare: "inima spune da, dar calendarul meu incarcat ba".
Cand spui nu, poti da imediat ca raspuns un motiv legitim pentru care faci asta. De exemplu, daca ai fost de acord sa faci voluntariat la un singur eveniment pentru scoala, este mai usor sa refuzi o alta cerere legata de un al doilea eveniment. De exemplu, poti spune ceva de genul: "Oh, imi pare rau, mi-as fi dorit, dar deja m-am oferit voluntar pentru evenimentul scolar, de la sfarsitul anului".
 
 
5. Managementul timpului. Capcana de timp: Stabiliti prioritatile
 
"Simt ca si cum mi-am petrecut viata stingand incendii, avand mereu grija ca urmatorul lucru sa se realizeze. Sa gasesc timp pentru a-mi  realiza proiectele si a-mi implini visele, sau doar pentru a ma distra putin, parea de multe ori imposibil."
 
DE CE AJUNGI IN ACEASTA SITUATIE? Pierzand din vedere ceea ce conteaza cu adevarat pentru noi, ne aduce o cantitate mai mare de stres, nemaiputand sa ne gestionam bine timpul. Sunt femei care chiar daca sunt ocupate stiu sa-si managerieze bine timpul, deoarece sunt constente de lucrurile foarte importante pentru ele. Daca te concentrezi pe prioritati, esti mult mai constient de ce anume alegi  sa doresti sa faci.
Parte a problemei este la nivel cultural; in prezent se cere foarte mult de la noi, iar in societatea noastra o viata productiva inseamna viata de succes. Prin urmare, in loc sa ne bucuram de calatorie, suntem intr-o cursa obositoare pentru a vedea cine termina de realizat cat mai multe lucruri.
 
"Este nevoie de mare efort pentru a-mi reaminti care-mi sunt prioritatile. Sa-mi aduc aminte ca viata nu se rezuma intotdeauna doar la munca, la indeplinit sarcini, ca este OK cateodata sa iei si calea mai usoara - cum ar fi sa nu-mi fac casa luna, si sa aleg in schimb sa dorm putin mai mult " - spune Iza.
Alte asteptari decat cele care vin din propriile dorinte, (cum ar fi cele datorate unor parinti prea autoritari, articole de pe unele bloguri, revistele pentru femei) te pot face sa te simti dezamagit, "induficient".
 
Tot ce putem face este sa ne stabilim prioritatile in asa fel incat sa acordam mai mult timp activitatilor importante. 
"Niciodata nu vei avea suficient timp sa faci toate lucrurile pe care le ai de facut, insa intotdeauna este timp pentru lucrurile cu adevarat imporante." In asta consta managementul timpului: organizarea activitatilor si prioritizarea lor astfel incat sa reusim sa ne indeplinim atributiile cele mai importante si abia apoi, daca mai ramane timp, ne ocupam de celelalte activitati, mai putin importante.
 
 
Cum rezolvam problema? In primul rand, priveste situatia per ansamblu. Iti recomand sa iei o pauza, de doua ori pe an, cel putin, singura, sau impreuna cu sotul - chiar daca este numai pentru cateva ore, la cafeneaua preferata. Ideea este sa te gandesti la ce iti doresti cu adevarat sa faci, cat si la ce nu iti place sa faci.
Dupa ce descoperi ce este important pentru tine, organizeaza-ti timpul in jurul dorintelor tale.
 
Probabil va intrebati cum puteti sa va stabiliti prioritatile cand aveti asa de multe lucruri de facut incat nici nu stiti de care sa va apucati mai intai. Secretul este sa va scrieti zilnic toate activitatile pe o foaie de hartie. Faceti-va o lista cu tot ce trebuie sa faceti in acea zi. Cel mai bun moment pentru intocmirea acestei liste este seara, inainte de culcare. Inainte sa va culcati, planificati-va toate activitatile pe ziua urmatoare. Scrieti in aceasta lista toate lucrurile pe care le aveti de facut, indiferent ca unele necesita doar 10 - 15 minute, iar altele 2 - 3.
Cheia succesului in managementul timpului este sa-ti aduci aminte de lucrurile importante din viata, cum ar fi relaxarea si rasul. 

Adauga comentariul tau :

comenteaza
Username :
Parola :
 
Username :
Parola :
Repeta Parola :
E-mail :
Repeta E-mail :
 
reclama